ADMINISTRATION 管理員業務
業務内容
- 受付業務
- 入居者様からの各種問い合わせや相談事への対応をはじめ、来訪者の応対、共用施設の利用受付など、マンションの窓口として幅広い業務に対応します。
- 建物巡回・清掃業務
- 日々の巡回により建物の異常をいち早く発見し、速やかな対応へと繋げます。
また日常的に共用部の清掃を行い、マンション全体の美観と快適で清潔な住環境を維持します。
- 立ち会い業務
- 保守点検や工事・作業日のスケジュールを管理し、当日の立会い、作業の進行状況や完了確認を行います。
立会うことにより、適正に点検・検査が行われているかをチェックし、安全を確認します。
- 報告・連絡業務
- 日常業務から緊急連絡まで、管理組合や管理会社へ必要な報告・連絡を行います。
担当フロントと連携を図り、スムーズな管理運営を実行します。
- 保管業務
- 報告書や入館記録、図面、鍵など、重要な書類や資料を適切に保管・管理します。
必要時には迅速に取り出し、正確かつ安全な情報管理をサポートします。
管理員研修会
居住者の皆様により質の高い管理を提供するため、当社では全ての管理員を対象に年２回の研修会を開催しています。
管理員としての基本業務はもちろん、マナーや設備、災害時の対応など研修内容は多岐に渡り、管理員同士が情報交換をする場を設けることで、マンションにおける様々なトラブルに柔軟に対応できる能力を養います。
またグループ全体で開催する労働安全衛生大会へ参加することで「安全」に対する意識を高め労働災害ゼロに努めています。
マンション管理員検定受験への取り組み
管理員としてのスキルアップを目指し、当社では一般社団法人マンション管理検定協会が主催する「マンション管理員検定」の取得に取り組んでいます。
当社の管理員業務従事者は全員受験・合格を条件とし、社内での模擬試験を経て受験に臨みます。
知識・技術・能力・品質を一定水準まで高めた有資格者をマンションへ派遣することで、居住者の皆様が安心・快適に過ごせる居住空間を提供します。
会社と従業員をつなぐホットライン“ブレイブラインカード”
このカードは、入社の際に全従業員に配布されるカードです。
現場内において、このままではお客様や自社に対し重大な損失を与えるであろう問題に対し、担当上司への報告に問題がある場合、最終的な相談・報告窓口を全従業員に提供するホットラインです。
（番号は社長とグループ品質管理課が持っているブレイブライン専用携帯番号です） また、管理員は直行直帰のために会社に対する帰属意識が低下しがちですが、このブレイブラインを持つことで、会社と自分は常に繋がっているという意識を持たせる役割も担います。
◎下記のような場合に利用が可能です。
-
1従業員の違法行為、怠慢行為を発見した場合
（時間を全うしていない。ルールを無視して就業している、など）
-
2お客様から苦情を言われた時
（職場内で判断しかねる苦情である。3, に該当する場合）
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3担当上司に相談したが、回答がない時
*実際は名刺サイズです。
共同グループ行動指針『クレド』～First Call Company～
クレドとは、会社の理念や社長からのメッセージについて、記載されている名刺サイズのカードです。安全・お客様を第一に挨拶やマナー、感謝の気持ちを行動で表現、一学一践による改善等、行動指針が書き記されています。技術力向上・管理力向上・品質力向上努力など、全てが営業活動です。お客様の要望以上にお応え出来るよう、全員営業として一人ひとりの仕事に対する姿勢を見直し、品質を高め、よりお客様に安心・信頼・満足していただけるようにと作成されました。このクレドカードは、事業目的・管理について意識付けをするため、本社のみならず各現場の従業員へも配布し、全員で取り組んでいます。
Everyday 7訓
- 1. Everyday 情熱
- 当事者意識と危機意識を持って、何事にも一生懸命に取り組もう！
- 1. Everyday 行動
- More betterだと考えた事は積極果敢に行動しよう！
- 1. Everyday 明るい雰囲気
- 明るく元気な挨拶と笑顔あふれる職場にしよう！
- 1. Everyday 向上
- 夢と志を持ち、自分の知識・常識・技術の向上を追及し続けよう！
- 1. Everyday 前向き
- 「出来ない」ではなく「どうやったら出来るか」を考えよう！
- 1. Everyday 顧客
- お客様に第一に選ばれるよう考え、期待を超える満足を追求しよう！
- 1. Everyday 感謝
- 会社・仲間・家族・協力会社・お客様への感謝の気持ちを表現しよう！
※ Everyday7訓、BOSS MESSAGE、共同グループBasicの三部構成です。
セクシャルハラスメントのイエロー＆レッドカード
当グループでは、セクシャルハラスメントのない職場づくりとして、平成２２年より改定を重ねた『セクシャルハラスメントのない職場を作ろう』を掲げております。セクハラは、職場のモラルを低下させ職務の円滑な遂行を妨げるため、厳に慎むべき行為です。共同グループでは就業規則に則り職場の風紀を乱す行為の禁止をうたっており、禁止行為、相談窓口の設置、違反した場合の処分についても記載し、従業員への周知徹底を行っております。加えて、「できる限り避けるべき言動＝イエローカード」、「絶対に避けるべき言動＝レッドカード」として具体例を記載した一枚のカード『セクシャルハラスメントのイエロー＆レッドカード』を配付し自らが違反行為を起こさないよう、いつでもチェックできる体制を整えております。快適快活な職場環境創りは、ひいてはお客様へのサービスの品質に反映するものと考え真剣に取り組みます。
共同だより～Kyodo Group News～の発行
共同グループでは、教育の一環として全従業員に「共同だより」という社内報を毎月発行しています。
本社と現場との情報共有のツールとして、重要なお知らせや研修会の案内、各現場への啓発事項、そしてほっと息抜きできる季節の内容等、様々な内容を掲載しています。
共同だよりを通して情報を共有することで、普段接する機会の少ない本社と現場社員との気持ちを合わせ更なる品質向上を目指しています。
※ 令和3年3月には、第200号を迎えました。